İşler iyi giderken bütçe akla gelmiyor

TURİZMİN SESİ

Şirketlerin, mali durumları iyi olduğu sürece bütçenin pek akıllarına gelmediğini anlatan Uyumsoft Kurumsal İş Sistemleri Bütçe Uygulamaları Proje Yöneticisi Şaban Şan, ne zaman şirkette işler kötüye gitmeye başladığında, çözüm arayışlarının da başladığını ve bütçe yapılması gerekliliğinin ortaya çıktığını belirtti.

İşletmelerin bütçe konusundaki düşüncelerine değenin Şaban Şan, şunları söyledi:
“İşletmeler, bütçe yapmanın gerekliliğini biliyorlar, fakat çoğu firma bütçe yapmanın ve ayrı bir birim oluşturmanın maliyet yükü getirmesinden dolayı bu işe sıcak bakmıyorlar. Fakat bilseler, bütçe birimlerinin aynı zamanda şirketi tasarrufa yönlendiğini ve gereksiz harcamaların önünü kestiği, o zaman belki bütçeye daha sıcak bakıp, bu işin önemini kavramış olacaklar. Bir diğer konu, bütçe yapabilecek firma, iç dinamiklerini hareket geçirecek profesyonel kişilerin istihdam edilmemesinden dolayı, şirketler bütçe yapmayı beceremiyor. Bu iş muhasebe birimleri tarafından yapılmaya çalışılıyor, yönetim ve diğer birimler tarafından sahiplenilmediği için kağıt üzerinde kalıyor. Bu arada, bazı firmalar için de bütçe önemsiz görünmektedir. Bu durum, şirket yönetiminin bakış açısını göstermektedir. Özetle şirketin yönetimi, bütçe konusuna önem verirse ve arkasında durursa, tüm şirketi harekete geçirir ve iyi bir bütçe sistemi ortaya çıkabilir” dedi.

Bütçe yapmanın aşamaları nelerdir?
‘Bir işletmenin büyüklüğüne göre 1 ay ile 3 ay arasında bütçe sistemi yapılarak, sistem çalıştırılabilir’ diyerek sözlerini sürdüren Şaban Şan, şunları kaydetti:“İyi bir bütçe oluşturulabilmesi ve sahiplenilebilmesi için tüm organizasyon yapısındaki müdürlüklerin işbirliği gerekir. Bu birimlere, fabrika, genel yönetim, ar-ge, satış pazarlama birimlerindeki tüm departmanlar dahil edilmelidir. İşletme-iktisat mezunları, bu alanda yoğunluktadır, fakat bu alanda kendi geliştiren ve gerçek anlamda bütçeyi a’dan z’ye yapabilecek yeterlilikte yetişmiş insan gücü de çok fazla değildir. Bütçe yapmanın aşamaları ise, şunlardır. Öncelikli olarak bütçenin hedefi saptanmalıdır. Bütçe hedefinden kastettiğim, dönemin sonunda ulaşılacak finansal hedefler ve büyüme oranlarıdır. Öngörülerde bulunulması gerekiyor ki, bu öngörüleri de bir takım deneyimler ve raporlarla desteklemeniz lazımdır. Satış tahminlerinde bulunun. Gerek geçmiş dönem verilerini baz alın, gerekse sektörünüzün gelecek dönemde ne kadar büyüyeceğine göre, pazar payı tahminleriniz olsun. Tüm bunların yanı sıra, kurum olarak ne kadar büyümeyi ön gördüğünüzü belirleyin. Alternatif bütçeler üzerinde çalışın. Bu çalışmalarınızı, olabildiğince farklı departmandaki yöneticilerle paylaşıp, fikir alışverişinde bulunun. Bu size, çok fazla yönetim becerisi ve sorunlarla mücadele yetisi katacaktır. Bununda ötesinde, karar verme yolunda olduğunuz bütçeniz üzerinde optimizasyon yapmanıza da yardımcı olur. Alternatifler arasından, kısa listenizi oluşturun, bunu üst yönetimle paylaşın. Tüm bu hazırlıklar sonrasında, bütçenizi üst yönetime sunup onayınızı alın. Süreç bunla bitmiyor, aslında tam da bundan sonrasında başlıyor. Hazırlamış olduğunuz bütçenin kontrol sistemini oluşturunuz. Yani aylık faaliyet raporları, bütçe-fiili karşılaştırmalarını hazırlayın” diye konuştu.

Uyumsoft webERP Bütçe Yönetimi programının özellikleri nelerdir?
Uyumsoft webERP Bütçe Yönetimi programının, şirket birimlerini ortak hedefte buluşturacak bir alt yapıya sahip olduğunu kaydeden Şaban Şan, şunları açıkladı: “Uyumsoft webERP Bütçe Yönetimi programı, birbirleriyle entegre çalışan bir model olduğu için, birimlerin girmiş olduğu bağımsız bütçe değerlerinin, gün sonunda anlamlı bir sonuç raporuna dönüşmesini sağlar. Bütçe biriminde çalışanlar, yeni bir ürün kodu, gider kalemi ve yeni bir reçete yaratmak için ayrı bir efor sarf etmeyecektir. Bu işlemler, webERP sisteminde yaratıldığı anda, Bütçe Yönetimi programında uygulanmaktadır. Uyumsoft Bütçe Programının canlı kullanımda olan wepERP ile tam entegre şekilde çalışması, ay sonu kapanış raporlarının hızlı bir şekilde elde edilmesine olanak sağlamaktadır. Nitekim, excellerde dataların birleştirilmesi ve karşılaştırma raporlarındaki zaman kayıpları da; Uyumsoft Bütçe programı ile ortadan kalkmaktadır ve zaman tasarrufu sağlanmaktadır. Özetle, Uyumsoft Bütçe Programı; varsayımlar, satış bütçesi, üretim ve satın alma bütçesi, personel bütçesi, maliyet bütçesi, yatırım bütçesi, gider bütçesi, gelir tablosu, nakit akışı, karlılık analizleri /2.faz, faaliyet raporları/2.faz gibi süreçlerin entegre bir şekilde takibine imkan sağlamaktadır” şeklinde konuştu.